Máy photocopy có thể sử dụng lâu dài trong văn phòng. Thời gian sử dụng có thể lên tới 5 – 7 năm mà máy vẫn có thể chạy bình thường. Tuy nhiên, để làm được điều này, người sở hữu máy photocopy cần chú ý bảo dưỡng và chăm sóc nó thật tốt. Ngoài ra, việc bảo dưỡng máy photocopy đúng cách còn giúp máy photocopy kéo dài tuổi thọ, hoạt động tốt và bền bỉ trong thời gian dài. Bài viết ngay sau đây Hưng Phúc Khang sẽ giới thiệu tới bạn một số Cách bảo quản máy photocopy tránh bị hỏng sớm cho bạn tham khảo.
Lưu ý khi sử dụng máy
- Thường xuyên lau bụi và vết bẩn trên mặt kính máy photocopy bằng cồn giúp làm sạch máy trong quá trình sử dụng
- Tránh làm rơi kìm hoặc vật lạ vào khay máy photocopy hoặc khay nạp tài liệu, vì điều này có thể làm xước bộ phận chụp ảnh.
- Nên lấy giấy dọc theo chiều giấy khi sao chụp
- Nên sử dụng giấy ảnh tiêu chuẩn, không sử dụng giấy ảnh kém chất lượng làm hỏng máy giá rẻ
- Không nên tắt máy thường xuyên vì dễ làm hỏng máy (nên tắt máy 10-15 giây rồi bật lại)
- Đặt máy photocopy trên bề mặt ổn định, không đặt máy ở nơi có ánh sáng trực tiếp hoặc nhiệt độ, độ ẩm thay đổi vì như vậy máy sẽ nhanh hỏng và không bền.
- Khi máy không được sử dụng thường xuyên, nên tắt nguồn.
- Không làm vỡ máy photocopy hoặc để bất cứ thứ gì rơi vào máy
- Đặt hộp mực ở nơi khô ráo
- Đặt hộp mực của máy nơi khô ráo, không tháo ra trước khi sử dụng
- Đảm bảo có không gian xung quanh máy
- Nếu khối lượng công việc nặng, bạn nên chọn dòng máy nhanh hơn khi mua hoặc thuê máy photocopy, không sử dụng máy quá công suất tối đa của máy trong tháng hiện tại. Về lâu dài, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến tuổi thọ của máy
Các cách bảo quản máy photocopy
Về không gian và môi trường sử dụng để đặt máy
Đặc điểm của máy photocopy, đặc biệt là dòng máy có tốc độ nhanh, công suất lớn là tỏa nhiều nhiệt. Vì vậy, khi đặt máy photocopy, bạn phải chú ý đến không gian đặt máy. Bạn cần chọn nơi khô ráo, không ẩm thấp và ít bụi bẩn để đặt máy photocopy như gần cửa sổ, đường đi …
Tuy nhiên, không để ánh sáng trực tiếp chiếu vào mà cần che chắn dụng cụ để tránh nhiệt độ quá cao. Cần có một khoảng không gian nhất định cho vị trí đặt máy đèn. Nên đặt máy cách tường ít nhất 30cm để đảm bảo quá trình tản nhiệt của máy. Đặt máy gần ổ điện để tránh vấp phải dây điện nguy hiểm khiến nguồn điện máy không ổn định, chập điện. Không nên dùng vải, ni lông để phủ lên bề mặt máy khi máy đang chạy vì sẽ cản trở quá trình tản nhiệt, gây nóng máy và hỏng máy. Khi di chuyển máy từ nơi có nhiệt độ thấp sang nơi có nhiệt độ cao, máy cần được nghỉ ít nhất 2 giờ mới có thể bật lại.
Kiểm tra máy photocopy
Máy photocopy nó cũng giống như một con người. Vậy nên trước khi đưa vào sử dụng, hoạt động thì chúng ta nên kiểm tra nó để tránh những trường hợp lỗi trong quá trình máy hoạt động.
Bạn hãy kiểm tra khay để chứa giấy, kiểm tra giấy có bị ẩm mốc hay không, bị rách nát hay không. Và hãy nhớ rằng, khi bạn muốn copy một tài liệu nào đấy, hãy tháo kẹp giấy ra.
Trước khi hoạt động hãy kiểm tra xem giấy in có bị gấp nếp ở các góc hay không? Bạn hoàn toàn có thể sử dụng lại giấy cũ photocopy để tiết kiệm được giấy cũng như chi phí, tuy nhiên giấy đó phải được đảm bảo đủ chất lượng để photocopy.
Đặt máy photocopy tránh xa những đồ ăn, thức uống dễ gây ẩm mốc
Một trong những lỗi thường gặp khi bảo dưỡng máy photocopy văn phòng là để máy tiếp xúc với nước hoặc thức ăn. Không chỉ có nguy cơ làm nhiễm bẩn máy mà còn có khả năng văng vào máy và làm hỏng máy.
Để thức ăn gần máy photocopy cũng có thể khiến các loại côn trùng có hại như gián, chuột chạy vào bên trong gây hư hỏng máy.
Thường xuyên vệ sinh máy photocopy
Làm sạch bề mặt máy photocopy, hộp mực, trống cảm quang, máy sấy, bộ phận nhận giấy, v.v. Việc vệ sinh máy khá khó khăn đối với những người mới làm quen với máy. Bạn có thể tham khảo cách vệ sinh hoặc liên hệ với kỹ thuật viên, đơn vị cung cấp máy photocopy để vệ sinh một cách chính xác và đạt hiệu quả cao nhất.
Tham khảo: Cách vệ sinh máy photocopy
Sử dụng máy photocopy khi khởi động hoặc tắt máy
Bạn không nên tắt mở thiết bị liên tục. Sau khi tắt thiết bị, hãy đợi 15 giây rồi bật lại
Trước khi tháo hoặc lắp bất kỳ bộ phận nào, phải tắt nguồn. Nếu máy sẽ không được sử dụng trong nhiều ngày, nó nên được rút phích cắm.
Hãy đảm bảo rằng điện áp sử dụng ổn định và phù hợp với quy định của nhà sản xuất. Ổ cắm được sử dụng bởi máy này phải là ổ cắm độc lập, không dùng chung với các thiết bị khác.
Không để kim ghim, ghim, ốc vít, … rơi vào máy. Bạn cần sắp xếp và không nên để những vật dụng này trên máy.
Tần suất sử dụng vừa phải
Một chiếc máy photocopy Ricoh thực sự, cho dù đó là một chiếc máy in chất lượng cao. Nhưng nó cũng không thể chạy liên tục với tần suất quá cao mãi mãi. Máy hoạt động liên tục mà không dừng máy sẽ khiến máy bị nóng, và thường xuyên gây kẹt giấy, kẹt giấy. Tình trạng này xảy ra nhiều lần sẽ ảnh hưởng đến hoạt động đầy tải của nhiều bộ phận trong máy photocopy.
Mực in, linh kiện thay thế
Nhiều người thường tiết kiệm tiền để mua mực giá rẻ. Người ta tin rằng việc sử dụng các loại mực này không ảnh hưởng đến chất lượng của máy photocopy chính hãng. Tuy nhiên, đây là một trong những hiểu lầm nguy hiểm khiến máy photocopy bị hư hỏng nặng.
Bởi vì, khi sử dụng mực in kém chất lượng sẽ khiến sản phẩm máy photocopy bị phai màu. Đồng thời, mực in lẫn nhiều tạp chất sẽ khiến máy nhanh hỏng, kẹt giấy. Hoặc làm trầy xước các thiết bị bên trong máy photocopy như trống cảm quang, captrick …
Việc sử dụng máy chính hãng là cần thiết, nhưng để máy hoạt động tốt thì việc mua sắm và sử dụng các linh kiện phụ kiện rất quan trọng. Nên sử dụng hộp mực chính hãng và ghi rõ nguồn gốc. Đặt hộp mực ở nơi khô ráo và không tháo niêm phong trước khi sử dụng. Sử dụng giấy có trọng lượng và kích thước chính xác do nhà sản xuất quy định. Không chạm vào bề mặt của trống cảm quang. Khi mở cửa, tránh chạm vào trục lăn, nếu chạm vào có thể gây trầy xước.
Bảo dưỡng, bảo trì máy định kì
Hầu hết các máy đều có thời gian bảo trì riêng. Thỉnh thoảng, bạn nên đưa máy này về nhà máy ban đầu. Bảo trì máy thường xuyên, sửa chữa và phát hiện ra sự cố kịp thời, tiết kiệm chi phí cho bạn. Nếu các bộ phận bị hư hỏng hoặc có vấn đề gì về máy, hãy gọi ngay cho nhân viên bảo trì máy photocopy để tránh ảnh hưởng đến các bộ phận. Để bảo trì tốt nhất. Đồng thời sửa chữa kịp thời những lỗi máy mới xảy ra trước tình trạng máy bị hư hỏng nặng. Chi phí bảo dưỡng cao, chất lượng khó khôi phục.
Máy photocopy của bạn có thể được sử dụng lâu dài và chất lượng của nó phần lớn phụ thuộc vào cách bạn xử lý chúng, cách mà bạn đối xử. Việc bảo quản máy photocopy đúng cách chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho công việc của bạn. Trên đây là một số cách bảo quản máy photocopy tránh bị hỏng dành cho bạn tham khảo. Hi vọng bài viết sẽ giúp cho bạn đưa ra được giải pháp bảo quản máy của mình một cách tốt nhất và có thể sử dụng được lâu dài nhất.
Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục một số lỗi thường gặp trên máy photocopy Ricoh
