Scan là một thuật ngữ phổ biến trong thời đại công nghệ hiện nay. Vậy bạn có hiểu rõ về scan và biết cách nào chuyển đổi dữ liệu thành file trên máy tính chưa? Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn khái niệm Scan là gì cũng như các loại máy scan phổ biến.
Scan là gì
Scan là những hành động chuyển dữ liệu, hình ảnh, tài liệu giấy sang dữ liệu, hình ảnh, file tài liệu trên máy tính hoặc điện thoại giúp việc lưu trữ, chia sẻ dễ dàng hơn. Bạn có thể dùng máy scan, máy in có chức năng scan hay những app scan trên điện thoại thông minh.
Định nghĩa của scan hoàn toàn ngược lại với photocopy và in ấn. Photocopy và in ấn là việc chuyển từ các file tài liệu, dữ liệu, hình ảnh trên máy tính thành các bản cứng trên giấy.
Scan giúp văn bản, hình ảnh chuyển thành các file lưu trữ như BMP, JPEG, PDF,… Người dùng có thể có nhiều sự lựa chọn định dạng phù hợp với yêu cầu công việc. Scanner sẽ chụp lại những dữ liệu bạn muốn lưu trữ bằng công nghệ quang học thành những file dữ liệu, hình ảnh trên máy tính bạn có thể xem lại, chia sẻ, lưu trữ lâu dài mà không sợ bị hỏng như bản cứng.
Máy scan là gì
Máy scan (máy scanner) hay còn được gọi là máy quét là thiết bị có khả năng chụp và chuyển tài liệu, hình ảnh vật lý từ bản cứng sang bản mềm trên máy tính hiển thị để chỉnh sửa dễ dàng.
Máy scan sử dụng điện tích kép để quét hình ảnh, văn bản trên một tờ giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Máy có các phần mềm bổ trợ để việc scan trở nên dễ dàng hơn.
Chức năng của máy scan
- Thông tin được bảo mật: bạn có thể cài đặt mật khẩu cho tài liệu vừa scan để thông tin tài liệu được bảo mật tối đa. Đặc biệt sử dụng cho các thông tin quan trọng như dữ liệu công ty. Hình ảnh được scan có thể lưu trữ dưới dạng PDF và sử dụng chữ ký số để bảo mật.
- Lưu trữ tài liệu quan trọng: để tránh tình trạng những tài liệu quan trọng cần lưu trữ trong thời gian dài mà không bị hỏng, bị lạc mất thì lựa chọn scan là biện pháp tốt nhất. Việc này giúp công ty tiết kiệm được chi phí in ấn và không gian lưu trữ tài liệu.
- Việc tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng: dữ liệu được sao lưu trên máy tính được phân loại và bảo mật cẩn thận, giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu cho những người khác nhanh chóng, thuận tiện bằng nhiều hình thức. Bạn có thể truy cập thông tin dù ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào bạn muốn.
Các bước thực hiện scan tài liệu
Bước 1: Đặt tài liệu cần scan vào máy
Trước hết bạn cần kết nối giữa máy tính và máy scan. Tiếp đó mở nắp máy scan và đặt tài liệu xuống mặt kính của máy, úp mặt cần scan vào phần máy quét.
Vị trí đặt tài liệu phải đặt đúng chiều đã được đánh dấu trên máy, thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.
Bước 2: Cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Bạn mở phần mềm scan trên máy tính và cài đặt phù hợp theo yêu cầu về kích thước, màu sắc, số lượng,.. trước khi scan. Sau khi hoàn tất thủ tục, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu. Lưu ý định dạng file tài liệu muốn lưu.
Bước 3: Chỉnh sửa dữ liệu
Với tài liệu bạn đã scan xong, bạn muốn chỉnh sửa có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc chuyển đổi thành một tài liệu có nhiều trang. Mặt khác bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.
Bạn cũng có thể khắc phục những văn bản bị mờ, bị tối thành file tài liệu rõ nét.
Xem thêm:
Các loại máy scan phổ biến hiện nay
Hiện nay trên thị trường có nhiều thương hiệu nổi tiếng sản xuất như Canon, HP,… với mẫu mã đa dạng, nhiều chủng loại. Dưới đây là các loại máy scan phổ biến hiện nay.
Máy Scan hình phẳng (Flatbed)
Đây là máy Scan được sử dụng phổ biến nhất. Máy có cơ chế hoạt động gần giống với máy photocopy. Khi quét ảnh, bạn phải đặt ảnh trên mặt phẳng và đèn để quét ảnh.
Máy scan hình phẳng đem lại chất lượng cao nhất. Hơn nữa một số dòng máy này còn có tính năng quét phim, chức năng này chuyển hình ảnh từ phim qua hình ảnh dạng số.
Máy Scan di động
Cấu tạo của máy gần như máy scan phẳng. Chức năng như tên gọi của máy, máy scan di động có thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng đem theo khi cần di chuyển.
Với máy scan di động thì vô cùng tiện lợi có thể đặt ở bất kì vị trí nào. Nhưng máy vẫn còn hạn chế, bạn chỉ có thể scan từng tờ một và không có hệ thống nạp giấy tự động nên sẽ tốn thời gian cho việc scan tài liệu với thiết bị này. Loại máy này chất lượng thấp hơn các loại máy khác nhưng đây là lựa chọn phù hợp với công việc cần di chuyển.
Máy Scan book
Máy áp dụng công nghệ tiên tiến SEETM mà máy scan Book có thể cho hình ảnh rõ nét đến 2mm.
Máy Scan ADF
Đây có lẽ là loại máy scan được ưa chuộng nhất trên thị trường hiện nay vì máy có hệ thống nạp giấy tự động. Cùng đó máy có thiết kế khá nhỏ gọn, bạn có thể dễ dàng đặt nó ở trên bàn làm việc dễ dàng thao tác hay di chuyển đi nơi khác.
Máy quét hình nạp giấy (Sheet-fed)
Máy scan loại này có khả năng nạp giấy theo từng trang giống như máy in giúp việc quét tài liệu dạng rời một cách nhanh chóng. Máy phù hợp khi có nhu cầu quét nhiều trang tài liệu rời. Nhược điểm của máy là không thể quét được các tài liệu đã đóng thành cuốn.
Máy quét hình 3 chiều
Máy 3D Scanner có chức năng quét các vật thể 3 chiều nên thường được sử dụng để tạo các mô hình 3 chiều. Máy scan 3 chiều được ứng dụng nhiều trong các ngành giải trí như sản xuất phim, trò chơi, thiết kế in ấn,….
Máy quét hình đa chức năng
Máy quét hình đa chức năng được tích hợp chức năng quét / in đa tính năng ( scan, in, photo, gửi fax, … ). Máy thực hiện công dụng quét hình mà vừa có khả năng in đen trắng (Laser) hoặc in màu. Nếu quy mô văn phòng vừa và nhỏ thì loại máy này chính là sự lựa chọn mà bạn không hề bỏ qua.
Qua bài viết này đã lí giải scan là gì và có các lại máy scan nào phổ biến. Hy vọng thông tin mà Hưng Phúc Khang mang lại sẽ hữu ích với bạn. Bạn có thể thông qua để lựa chọn máy scan hợp lí nhất với nhu cầu sử dụng của bản thân hay doanh nghiệp.
